Robotik süreç otomasyonu
RPA nedir? Workcube ve ERP'ler için kod yazmadan RPA
RPA (Robotic Process Automation, robotik süreç otomasyonu), tekrarlayan ve kurala bağlı bilgisayar işlerini, bir çalışanın ekranda yaptığı gibi tıklayıp yazarak yapan yazılım robotlarıdır. Fatura kesimi, tahsilat raporları, iş emri hazırlanması ve açık sipariş listelerinin düzenli gönderilmesi tipik RPA işleridir. ERP'nizi, Excel'inizi ya da e-postanızı değiştirmeden çalışır; değişen tek şey, o işi artık bir insanın yapmak zorunda olmamasıdır.
RPA hangi işler için uygundur?
RPA en çok, her gün ya da her hafta aynı adımlarla yapılan, kuralı belli işlerde kazandırır. Bir işin RPA'ya uygun olup olmadığını şu sorularla anlayabilirsiniz:
- Adımlar her seferinde aynı mı? (aynı ekranlar, aynı alanlar, aynı rapor)
- Kararlar bir kurala bağlanabiliyor mu? (ör. “siparişte sabit kur varsa onu, yoksa TCMB kurunu kullan”)
- İş birden fazla sistem arasında veri taşıyor mu? (ERP → Excel → e-posta gibi)
- Ekip bu işe haftada saatler ayırıyor ve bazen hata yapılıyor mu?
Cevapların çoğu “evet” ise o iş bir RPA robotuna devredilebilir. Ürün yelpazesi sık değişen ya da her seferinde insan yorumu gerektiren işler ise RPA için iyi bir başlangıç değildir.
RPA nasıl çalışır?
Robonans'ta bir RPA robotu dört adımda devreye girer:
- Kaydedin. İşi tarayıcıda bir kez yapın; Robonans tıkladığınız düğmeleri ve yazdığınız alanları adım olarak kaydeder.
- Düzenleyin. Adımlar ekranda kart kart görünür: “Sayfaya git”, “Alana yaz”, “Tıkla”, “Excel'e yaz”… Bir adımı değiştirmek bir kutuyu değiştirmek kadar kolaydır, kod yazılmaz.
- Zamanlayın ya da onaylayın. Robot her sabah, her gece ya da ayın ilk günü çalışsın. ERP'ye kayıt atan adımlardan önce sizden onay istesin ya da belirlediğiniz kurala göre kendi devam etsin.
- Sonucu alın. Raporlar, PDF'ler ve kayıt bağlantıları “Bana gelenler” ekranına düşer; isterseniz tek bir e-postada, ekleriyle birlikte.
RPA örnekleri: Workcube ve ERP'de neler otomatikleşir?
Fatura kesimi: irsaliyeden faturaya, gece kendiliğinden
Robot önceki iş gününün kesilmemiş irsaliyelerini listeler. Her biri için siparişi açar; siparişte sabit kur varsa onu, yoksa TCMB'nin önceki kapanış kurunu kullanır. Fatura tarihini, dövizini ve açıklamasını kurala göre doldurup kaydeder. E-faturayı göndermez; son kontrol sizde kalır. Sabah, sipariş formlarının PDF'leri ve özet rapor tek e-postayla gelir.
Tahsilat raporları ve cari bilgilendirme
Tahsilat raporunu ERP'den indirir, kuralları uygular ve işlenecek kalemleri bir onay tablosunda gösterir. Onayladıklarınızı ERP'ye yazar, her cariye kişiye özel e-posta hazırlar. Şirket dışına giden e-postalar onaysız gitmez; özet rapor Excel olarak finans ekibine gelir.
İş emri hazırlanması
Robot iş emrine dönüşecek kayıtları ERP'den listeler ve her satır için iş emri formunu açar, gerekli alanları kurala göre doldurup kaydeder. Hata veren satır not edilir, diğerleri devam eder; hazırlanan iş emirlerinin listesi ilgili ekibe e-postayla gider.
Açık sipariş listesinin düzenli gönderilmesi
Belirlediğiniz gün ve saatte açık sipariş raporunu ERP'den çalıştırır, Excel'e aktarır, süzer ve gruplar. Listeyi yöneticilere, satış temsilcilerine ya da müşteriye özel olarak e-postayla gönderir; liste boşsa boş rapor gitmez.
RPA ile API entegrasyonu arasındaki fark
İkisi de işleri otomatikleştirir ama farklı yoldan. Doğru seçim, işin ve sistemin yapısına bağlıdır:
| Elle yapmak | API entegrasyonu | RPA | |
|---|---|---|---|
| Nasıl çalışır | Çalışan ekranda tıklar ve yazar | Sistemler veri düzeyinde birbirine bağlanır | Robot, çalışanın kullandığı ekranı kullanır |
| Devreye alma | Hemen, ama her gün tekrar | Yazılım geliştirme gerekir; haftalar sürebilir | İş bir kez gösterilir, adımlar düzenlenir |
| API gerekir mi | Hayır | Evet, iki sistemde de | Hayır |
| Hata riski | Yorgunluk ve dikkat dağınıklığı | Düşük | Düşük; hata veren satır not edilir, diğerleri devam eder |
| En uygun olduğu yer | Seyrek ve yoruma dayalı işler | Yüksek hacimli, kalıcı veri akışları | API'si olmayan ekranlar, ERP + Excel + e-posta arasında taşınan işler |
Pratikte ikisi birbirinin rakibi değildir: kalıcı ve yüksek hacimli veri akışları için API, ekranda yapılan günlük rutin işler için RPA daha hızlı sonuç verir.
Robonans ile RPA: neden kendi sunucunuzda?
- Veriler şirkette kalır. Robonans bulut hizmeti değildir; Windows sunucunuza ya da sanal makinenize tek bir kurulum betiğiyle kurulur, ERP'nize kendi ağınızdan bağlanır.
- Onaysız dışa yazım yok. ERP'ye kayıt atan adımlar onaya ya da açık bir güvenlik kuralına bağlıdır.
- Her adım görünür. Robot çalışırken canlı ekrandan izlenir; işlem kaydı her adımı saniyesiyle yazar.
- Şifreler şifreli. ERP ve e-posta şifreleri veritabanında şifreli durur, ekranda bir daha gösterilmez.
- Denetim kaydı ve sürümler. Her ayar değişikliği ve robot sürümü kayıt altındadır; eski sürüme dönülebilir.
RPA hakkında sık sorulanlar
RPA için yazılımcı gerekir mi?
Robonans'ta gerekmez. İş bir kez tarayıcıda yapılır, robot adımları kaydeder; adımlar ekranda kart kart görünür ve kutular değiştirilerek düzenlenir. Karmaşık bir karar gerektiğinde küçük bir özel adım eklenir ve o da diğerleri gibi ekranda görünür.
Workcube'de RPA kullanılabilir mi?
Evet. Robonans'ta Workcube için hazır adımlar vardır: giriş, rapor ve liste okuma, filtre, form doldurma ve Baskı Merkezi'nden PDF alma. Tarayıcıdan kullanılan diğer ERP ve web uygulamalarında da aynı mantıkla çalışır.
Hangi sistemlerle çalışır?
Workcube için hazır adımlar vardır. Tarayıcıdan kullanılan diğer ERP ve web uygulamaları, Excel, PowerPoint, Outlook/SMTP ve Windows masaüstü uygulamalarıyla da çalışır.
Robot hata yaparsa ne olur?
Hata veren satır ya da adım not edilir, ERP'nin uyarısı aynen işlem kaydına ve rapora yazılır, ilgili kişilere bildirim gider. Aynı kayıt iki kez işlenmez.
RPA verilerimizi dışarı çıkarır mı?
Robonans bulut hizmeti değildir; şirketinizin Windows sunucusuna ya da sanal makinesine kurulur ve ERP'nize kendi ağınızdan bağlanır. Veriler şirketinizde kalır.
Nereye kurulur?
Windows 10/11 Pro ya da Windows Server üzerinde, tercihen ayrı bir sanal makinede. Kurulum betiği gerekli bileşenleri (veritabanı, web sunucusu, görev zamanlayıcı) kendisi kurar.
İlk RPA robotunuzu birlikte kuralım
Size en çok zaman alan bir işi anlatın; demo görüşmesinde o işin robotunu sizin ERP'nizde birlikte kuralım.
Demo talep et